Planowanie i budżetowanie dla złożonej organizacyjnie struktury

Wdrożenie 

 

W ramach projektu dostarczyliśmy i wdrożyliśmy z sukcesem dla Klienta mającego charakter korporacji (centrala kilkaset osób + 50 oddziałów w Polsce)  platformę BI InForum obsługującą procesy planowania i budżetowania. Dostarczone rozwiązanie znacząco poprawiło parametry realizacji procesów, w ramach których zostało wykorzystane. Aktualnie system jest wykorzystywany do:

  • planowania budżetów kosztowych dla wszystkich jednostek organizacyjnych,
  • kalkulacji budżetu w ujęciu ilościowym i wartościowym,
  • ujmowania specyficznych działalności zgodnie z ich charakterem,
  • przygotowania budżetów organizacyjnych (cząstkowych, dla wybranych obszarów działalności) i finansowych,
  • realizacji bieżących potrzeb w obszarze kalkulacji i prezentacji danych.

Wdrożenie systemu BI Inforum zapewniło:

  • wierne odwzorowanie procesu, hierarchizację zatwierdzania budżetów
    doprowadzenie ich do najniższego szczebla zarządzania przedsiębiorstwem,
  • ergonomiczne definiowanie workflow obsługiwanego procesu i uprawnień do przygotowania i akceptacji budżetów na różnych stopniach organizacyjnych,
  • wysoki stopień automatyzacji procesu budżetowania z możliwością odwołania się do danych historycznych,
  • raportowanie zagregowanych danych dla kadry zarządzającej i szczegółowych informacji z zakresu realizacji dla każdej komórki organizacyjnej.

 

Sytuacja wyjściowa i cel wdrożenia

 

 
Klient przedstawił oferentom klarowną wizję BI, którego oczekuje, oraz schemat wdrożenia. Pierwszym krokiem ma być moduł do planowania i budżetowania, kolejnymi – narzędzia powiązane z systemem motywacyjnym, służące do wizualizacji strategii, rozliczania wykonania celów strategicznych i rachunek kosztów. Nacisk położono m.in. na wersjonowanie danych budżetowych oraz na ścisłą współpracę modułów BI z aplikacjami Microsoftu (PowerPoint i Excel). Klient dysponował własną hurtownią danych. Służyła ona głównie do przechowywania i archiwizowania danych.

 

Przebieg wdrożenia

 

Koordynacją pierwszego etapu wdrożenia zespół InForum na podstawie wywiadu przeprowadzonego z pracownikami Klienta opracował schemat pozyskiwania informacji niezbędnych do wykonania analizy w taki sposób, aby maksymalnie skrócić czas pracy konsultantów biznesowych InForum, a z drugiej strony – aby jedynie w minimalnym stopniu zaangażować w rozmowy różne komórki organizacyjne Banku. Na podstawie zebranych danych powstała analiza przedwdrożeniowa, obejmująca praktycznie wszystkie obszary funkcjonalne przedsiębiorstwa.

Nowością w przypadku tego wdrożenia jest sposób wykorzystania wyników analizy przedwdrożeniowej. Po pierwsze ma ona posłużyć jako materiał wyjściowy do właściwej implementacji systemu. Klient otrzymał kompletny projekt ostatecznego rozwiązania: strukturę hurtowni danych dla InForum, workflow do budżetowania oraz definicję tabel budżetowych. Wyzwaniem dla zespołu wdrożeniowego był tutaj niezwykle złożony proces planowania i budżetowania , trudny do zamknięcia w standardowych narzędziach BI. I w tym przypadku potwierdziła się elastyczność InForum w porównaniu do innych dostępnych na rynku systemów Business Intelligence. Po drugie – w analizie zostały bardzo szczegółowo opisane procesy w organizacji, nawet te, które ostatecznie nie zostaną odwzorowane w aplikacji. Treść dokumentu znacznie wykracza poza tematykę, którą standardowo uwzględniają w swoich rozwiązaniach dostawcy BI. Jest to pełny obraz funkcjonowania przedsiębiorstwa i jako taki będzie wykorzystywany m.in. w celach szkoleniowych – podczas wdrażania nowo przyjętych pracowników. Pierwszy etap wdrożenia InForum zyskał bardzo przychylną ocenę koordynatorów ze Klienta. Udało się go wykonać przy stosunkowo niskim nakładzie kosztów i czasu pracy zespołu wdrożeniowego InForum BI. Dodatkowo przy tak złożonej strukturze planowania i budżetowania konsultanci musieli wykazać się głębokim zrozumieniem mechanizmów działających po stronie Klienta. Jest to kolejny wyznacznik pracy InForum: połączenie wysokich kompetencji biznesowych i technologicznych w jednym zespole wdrożeniowym.

 

 

Więcej informacji:
Tel. +48 61 849 70 00

 

Zamów prezentację:
kontakt z Działem Sprzedaży